WEBVTT 00:00:00.560 --> 00:00:05.960 line:78% position:50% align:center size:90% Então, vou mostrar como comparo uma fatura com a respetiva encomenda. 00:00:06.599 --> 00:00:12.529 line:76% position:50% align:center size:90% Começo pelo caso habitual. O número da encomenda foi reconhecido na fatura. 00:00:12.539 --> 00:00:16.629 line:76% position:50% align:center size:90% Abro a correspondência e o DocBits carrega a encomenda respetiva. 00:00:16.639 --> 00:00:19.409 line:76% position:50% align:center size:90% Com regras adequadas configuradas, as linhas também 00:00:19.419 --> 00:00:25.349 line:76% position:50% align:center size:90% podem ser associadas automaticamente. Aqui já existem três linhas ligadas. 00:00:25.359 --> 00:00:31.149 line:76% position:50% align:center size:90% Verifico o resultado sem voltar a fazer todas as associações manualmente. 00:00:32.122 --> 00:00:36.246 line:76% position:50% align:center size:90% As linhas da encomenda estão em cima e as da fatura em baixo. 00:00:36.256 --> 00:00:38.710 line:76% position:50% align:center size:90% O papel são dez unidades a cinco euros: 00:00:38.720 --> 00:00:43.639 line:76% position:50% align:center size:90% cinquenta euros. Cinco caixas de arquivo a doze euros somam sessenta euros, 00:00:43.649 --> 00:00:48.615 line:76% position:50% align:center size:90% e a entrega custa oito euros. O total líquido associado é de cento e 00:00:48.625 --> 00:00:55.362 line:76% position:50% align:center size:90% dezoito euros, sem valor em aberto. Ainda assim, verifico cada ligação. 00:00:56.412 --> 00:00:59.684 line:76% position:50% align:center size:90% Só preciso da pesquisa manual quando falta o número da encomenda 00:00:59.694 --> 00:01:04.770 line:76% position:50% align:center size:90% ou tenho de consultar outra encomenda. Procuro a nossa encomenda de teste e abro 00:01:04.780 --> 00:01:09.755 line:76% position:50% align:center size:90% o resultado. É uma possibilidade para tratar exceções, não um passo obrigatório 00:01:09.765 --> 00:01:15.168 line:76% position:50% align:center size:90% para todas as faturas cuja encomenda já foi reconhecida automaticamente. 00:01:16.135 --> 00:01:19.165 line:76% position:50% align:center size:90% Vou agora criar propositadamente uma associação errada 00:01:19.175 --> 00:01:25.185 line:76% position:50% align:center size:90% com os nossos dados de teste. Primeiro removo as ligações existentes. No menu de 00:01:25.195 --> 00:01:30.265 line:76% position:50% align:center size:90% contexto seleciono o papel da encomenda e associo-o às caixas de arquivo da fatura. 00:01:30.275 --> 00:01:36.255 line:76% position:50% align:center size:90% As linhas estão ligadas, mas o artigo, a quantidade e o preço não correspondem. 00:01:37.240 --> 00:01:41.810 line:76% position:50% align:center size:90% Consulto os detalhes da diferença no ícone de estado. Não encaminho a 00:01:41.820 --> 00:01:47.390 line:76% position:50% align:center size:90% fatura desta forma. Uso a cruz para remover apenas a associação errada. 00:01:47.400 --> 00:01:49.510 line:76% position:50% align:center size:90% Os valores da fatura mantêm-se; não 00:01:49.520 --> 00:01:55.200 line:76% position:50% align:center size:90% altero preços nem quantidades apenas para forçar uma correspondência bem-sucedida. 00:01:56.143 --> 00:02:02.613 line:76% position:50% align:center size:90% Desta vez associo papel a papel. A indicação verde confirma a ligação. 00:02:02.623 --> 00:02:07.233 line:76% position:50% align:center size:90% Cinquenta euros estão associados e sessenta e oito euros continuam em aberto. 00:02:07.243 --> 00:02:11.253 line:76% position:50% align:center size:90% Trata-se de uma correspondência parcial: algumas linhas coincidem e outras 00:02:11.263 --> 00:02:17.813 line:76% position:50% align:center size:90% precisam de análise. O termo não significa um limite fixo de cinquenta por cento. 00:02:18.790 --> 00:02:23.540 line:76% position:50% align:center size:90% Uso a varinha mágica para associar automaticamente as restantes linhas. 00:02:23.550 --> 00:02:27.440 line:76% position:50% align:center size:90% Depois volto a conferir as três ligações e os totais. 00:02:27.450 --> 00:02:29.720 line:76% position:50% align:center size:90% Uma correspondência completa significa que 00:02:29.730 --> 00:02:34.560 line:76% position:50% align:center size:90% todas as linhas relevantes da fatura coincidem segundo as regras configuradas. 00:02:34.570 --> 00:02:40.030 line:76% position:50% align:center size:90% Não substitui a conferência da fatura nem a sua aprovação posterior. 00:02:40.996 --> 00:02:44.966 line:76% position:50% align:center size:90% Guardo com o ícone da disquete e volto a carregar a vista. 00:02:44.976 --> 00:02:49.306 line:76% position:50% align:center size:90% As três associações têm de se manter: cento e dezoito euros associados 00:02:49.316 --> 00:02:55.046 line:76% position:50% align:center size:90% e nenhum valor em aberto. Guardar conserva a correspondência. Por si só, 00:02:55.056 --> 00:03:00.156 line:76% position:50% align:center size:90% não aprova a fatura nem a exporta automaticamente para o sistema ERP. 00:03:01.421 --> 00:03:05.331 line:76% position:50% align:center size:90% No trabalho diário verifico sobretudo o resultado automático. 00:03:05.341 --> 00:03:08.471 line:76% position:50% align:center size:90% Se existir uma diferença real de preço ou quantidade, 00:03:08.481 --> 00:03:12.871 line:76% position:50% align:center size:90% esclareço a causa de acordo com o nosso processo. Depois de resolver 00:03:12.881 --> 00:03:19.011 line:76% position:50% align:center size:90% as linhas em aberto, a fatura segue para a etapa prevista de aprovação ou exportação.