Aprovar ou rejeitar uma fatura

00:00:00.250 intro
Bom, vou mostrar-vos como aprovo ou rejeito uma fatura.

00:00:05.652 assigned
Abro uma fatura que já foi validada e que me foi atribuída para a primeira aprovação. Estou a utilizar uma conta normal de revisão. Tanto a pessoa responsável como a etapa de aprovação atual têm de estar corretas.

00:00:23.615 check
Primeiro comparo o número da fatura, o fornecedor, a data e o montante total com o original. Também verifico as linhas e o imposto. A validação técnica não substitui a minha avaliação do conteúdo da fatura.

00:00:40.880 approve
Se a fatura estiver correta, registo a verificação numa nota breve e aprovo-a. Espero pela confirmação antes de passar a outro documento.

00:00:59.437 pending
Neste exemplo é necessária uma segunda aprovação. A minha primeira decisão está guardada, mas a fatura continua à espera da segunda pessoa responsável pela revisão. O processo de aprovação ainda não está concluído.

00:01:16.553 history
No histórico de aprovações verifico o meu nome, a hora e a nota. Assim consigo confirmar a decisão que ficou efetivamente guardada. Uma entrada no histórico não prova que tenha ocorrido uma transferência para o ERP.

00:01:33.726 reject
Noutra fatura falta-me o comprovativo de entrega. Por isso explico o problema na nota e rejeito essa fatura. É uma decisão consciente, com um motivo que as outras pessoas podem compreender.

00:01:49.882 rejected
Depois de voltar a abrir o documento, verifico a rejeição guardada e a minha explicação. A fatura precisa agora de um esclarecimento. A correção e a nova submissão dependem do processo configurado.

00:02:06.240 closing
Para mim, os passos essenciais são confirmar a atribuição, comparar o original com os valores, justificar a decisão e verificar o histórico guardado. Quando é necessária uma segunda aprovação, outra conta autorizada continua a revisão.